广州市天河区慈善会档案管理制度

 

第一章 总则

第一条  为加强本会档案管理，提高本会档案管理工作的规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》和《慈善组织档案管理规范》等法律法规相关规定和标准，结合本会实际，制定本制度。

第二条  本制度所称的档案，是指过去和现在本会直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。从形式上可以分为文书档案、基建档案、声像档案和实物档案，从载体上可以分为纸质档案和电子档案，从性质上可以分为综合档案和专业档案。从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动，适用本制度。

第三条  本会的档案管理由本会行政综合部管理。文书档案由本会行政综合部管理，负责本会行政综合部负责文书档案和各业务部门移交的档案的保管工作；业务档案、财务档案由各业务部门负责管理，负责管理本部门产生的业务档案、财务档案的保管、整理、移交工作；

 

第二章 文件材料的归档

第四条  下列四类文件材料应纳入归档范围：

（一）反映本会主要职能活动和基本历史面貌的，对本会工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）本会工作活动中形成的在维护国家集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本会需要贯彻执行的上级机关、统计机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本会工作具有查考价值的文件材料。

    第五条  本会收到的文件中部分有查考利用价值的文件材料也属于本会文书档案的归档范围，包括：针对本会的来文，即本会是文件的主送单位；本会非主送单位，但来文内容与本会业务工作有关；来文内容与本会业务工作无关，但本会需要贯彻执行的。

第六条  每年度的1-3月份，行政综合部和各部门应对应上一年度的文件材料按照有关档案管理要求进行收集管理，并于4月份将整理完毕的档案移交行政综合部统一安排专职人员进行整理归档。如未能及时移交的，可推迟到下一年度的4月份进行移交。基建档案可在基建工程验收结束后一年内移交。

第七条  归档的要求：

（一）纸质文件与同版电子文件同步归档；

（二）归档文件必须齐全完整；

（三）归档文件必须系统科学；

（四）归档文件必须优质精炼；

（五）文件归档必须及时迅速；

（六）文件归档要有交接手续；

第八条  秘书处各部门在日常工作中，应注意做好有归档价值的文件材料的收集归档工作：

（一）严格文件的登记制度。文件收进、发出、借出都要进行严格登记，防止文件的流失。

（二）做好平时的归类和积累。按照档案保管期限、预设归档类目，待文件处理完毕后，按类目管理归档。

（三）将办理完毕的文件，即时收集归档。

（四）对办理完毕的文件检查其完整性。

（五）注意“账外”文件的收集。“账外”文件主要包括：

1.本会形成的党支部、行政、业务会议记录、纪要。

2.本会各业部门形成的各种台账、年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）汇总表及相关分析材料；

3.本会各种图表、花名册、本会出版的书籍、刊物；

4.各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等），本会形成的各种规章制度；

5.本会与有关部门签订的协议、合同；

6.本会领导及工作人员参加其他公务活动形成的与本会有关的文件材料；

7.本会领导及工作人员参与本会职能工作有关会议及会议文件；

8.外单位直接发到文件承办部门的文件；

9.本单位公务、文体活动形式的照片、录音、录像和获奖证书、奖品。

   第九条  本会文件材料不归档范围是：
     （一）上级单位的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本会工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
     （二）本会相关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，本会内部互相抄送的文件材料，本会负责人兼任外单位职务形成的与本会关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
   （三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
    第十条  凡属本会归档范围的文件材料，必须按有关规定向本会负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

 

第三章  档案的归档管理及时间

第十一条  根据有关规定，建立健全档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、保密和利用等制度。

第十二条  档案室应配备必要的档案保管设施，确保档案的安全。

第十三条  整理归档文件时，要按照国家档案局2001年1月1日开始实施《归档文件整理规则》进行归档，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

第十四条  凡本会形成的文件材料，文书档案、业务档案、财务档案由本会综合档案室统一整理归档，会计档案由相关人员整理、归档后移交本会综合档案室，各业务部门的报表、调查资料、专题资料由各业务部门整理保存，于第二年1季度前移交本会综合档案室。

 

第四章  档案保管期限

第十五条  本会文书档案的保管期限定为永久和定期，定期一般分为30年、15年、10年。
     第十六条  永久保管的文书档案主要包括：
    (一)本会制定的法规政策性文件材料；
    (二)本会召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
    (三)本会业务活动中形成的重要业务文件材料；
   (四)本会关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
    (五)本会机构演变、人事任免等文件材料；
    (六)本会房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
    (七)上级机关制发的属于本会主要业务范围的重要文件材料；
    (八)同级单位关于重要业务问题的来函、请示与本会的复函、批复等文件材料。
      第十七条  定期保管的文书档案主要包括：
    （一）本会职能活动中形成的一般性业务文件材料；
    （二）本会召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
    （三）本会人事管理工作形成的一般性文件材料；
    （四）本会一般性事务管理文件材料；
    （五）本会关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
    （六）上级单位制发的属于本会主要业务范围的一般性文件材料；
    （七）上级单位和同级单位制发的非本会主要业务但要贯彻执行的文件材料；
    （八）同级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本会的复函、批复等文件材料；
     第十八条  本会形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
     第十九条  本会对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
     本会应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
     第二十条  本会联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档，其他单位将相应的复制件或其他形式的副本归档。
     第二十一条  本会应根据本规定，结合慈善公益行业档案规范标准和各部门工作实际，编制本会的文件材料归档范围和文书档案保管期限明细表。 

第二十二条  在编制本会文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本会文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

 

第五章  档案的保管和利用

第二十三条  本会应根据保存档案资料的数量，设置必要的档案专用库房和档案柜架，新建办公用房，应把档案部门的用房列入基建计划。库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫等设施。

第二十四条  本会综合档案室应根据工作需要增置温度计、湿度计、收录机、照像机、去湿机、吸尘器、空调设备和电子计算机。

第二十五条  本会综合档案室应定期组织人员对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。

第二十六条  本会档案管理现代化应纳入本会办公自动化系统，同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。

第二十七条  本会档案管理人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解本会各项工作台账档案的需要，积极做好提供利用工作。

第二十八条  凡利用档案者都应按规定办理利用手续。

 

第六章  档案保管制度

第二十九条  本会综合档案室接收各部门移交的档案文件后，应鉴定、分类、编号、入库排架。并根据日常工作需要，编制各种索引、卡片以及检索工具。

第三十条  档案的保管要符合档案的保护技术，存放档案必须有专门的铁柜，不同载体的档案，按其不同技术保护要求存放，确保档案的安全，尽量采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。

第三十一条  档案管理员每年对档案的收集、整理、鉴定和利用情况进行统计。

第三十二条  定期对档案的保管状况进行检查和记录，发现问题及时报告，并采取措施，确保档案的安全。

第三十三条  经常检查库房“八防”措施的落实，逐步改善管理条件。检查记录库房的温、湿度，按要求做好调节。

 

第七章  档案保密制度

第三十四条  档案管理人员必须认真执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国档案法》以及上级有关规定，严守党和国家秘密。

第三十五条  档案管理人员应认真执行党和国家有关保密制度，维护档案的完整与安全。

第三十六条  查阅档案人员，应按规定办理查阅手续，未经本会领导许可不准私自抄录或复制重要文件。查阅密级档案需经本会领导批准，限于阅览室查阅，不得外借，更不得复制。违者按《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国档案法》追究责任。

第三十七条  本会综合档案室要严格执行保密制度，外来人员不得随意进入。如在保密工作中玩忽职守，造成档案文件泄密事件或损失者，要依法追究责任。

 

 

第八章  档案借阅制度

第三十八条  档案管理人员要树立全心全意为利用者服务的思想，做到热情接待，主动介绍情况，根据查（借）阅人员的需要，及时、准确地提供所需档案资料。

    第三十九条  本会综合档案室的档案主要供本会各部门使用。凡查（借）阅档案资料，必须办理登记手续，注明利用目的。

第四十条  各部门人员查阅档案，需提供要查阅的具体内容，包括年份、文件（资料）名，发文机关等，由档案管理人员承办查阅。非慈善会内部人员查（借）阅稽查档案，需经本会会长审批后，方可查（借）阅。非本会人员以外的单位人员查阅，应持单位介绍信，经本会领导批准后，方可查阅。

第四十一条  查阅档案时，应按档案人员指定的范围在指定地点查阅，不得随意翻阅其他无关的内容；不得在档案、资料内划线、涂改；不得将档案、资料折叠、剪裁或撕下；不得将档案资料携出室外。

第四十二条  如需摘录、影印档案资料，需经行政综合部负责人同意，并办理登记手续。

第四十三条  档案资料一般不外借，确因工作需要外借的，应经本会领导批准，并规定归还日期。机密件及原稿，一律不予借出。

第四十四条  凡需查阅本会办公会议、会议记录，必须经本会领导批准，只限在室内查阅，并按规定严格履行登记手续。

 

第九章  档案统计制度

第四十五条  本会综合档案室对接收的文件资料，要办理交接手续，列出文件资料清单，一式两份，双方签字，各存一份，以备待查和统计。

第四十六条  对接收的文件材料，应整理立卷，编好案卷目录、卷内目录，以案卷为单位统计档案现存总数量。案卷内的卷内目录，统计卷内档案文件材料的数量。

第四十七条  档案保管状况的统计，对遗失损坏的档案要记录数量和原因。

第四十八条  半年进行一次档案提供利用的统计，内容包括借阅档案人次、卷数、复印提供档案的数量，利用目的和效果。

第四十九条  每年统计一次档案的整理数量及情况。

第五十条  每年统计一次本年度档案的归档情况。内容包括项目归档率、准确率、完整率的统计。

第五十一条  每年进行一次存库档案综合情况统计，主要有档案总数量，各类档案的数量，本年度归档数量，库房及设备的增置情况，档案人员变更情况，提供档案利用的人次卷数，编研档案资料的数量等。

第五十二条  按上级主管单位要求填好统计报表并及时上报。

 

第十章  档案利用制度

第五十三条  档案员应忠于职守，对来查阅档案的同志，做到热情接待，提供方便。

第五十四条  本会工作人员，因工作需要查阅档案材料，应按规定办理手续，外单位人员查阅档案要有单位介绍信，并填写利用登记表。

第五十五条  档案原则上不向外借出，只限于在档案室内查阅，确因需要借出，必须经本会会长批准。

第五十六条  借阅档案的人员，必须爱护档案，不得随意在档案材料上划线、圈点、涂改、拆卸和损害，并做好安全保卫工作，严禁在查阅室内吸烟。

第五十七条  借出和归还档案时，双方当面点清，认为无误方予注销登记。

 

第十一章  档案室管理制度 

第五十八条  档案库房设专人管理，非档案人员需查阅档案资料时，必须由档案人员查找，文件资料只准在阅览室阅览。

    第五十九条  档案库房的管理，应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好防尘、防盗、防火、防光、防高温、防潮、防霉、 防虫鼠等安全措施。

      第六十条  档案库房要保持适宜的温湿度，一般情况下，温度保持在18℃～24℃，相对湿度保持40～60％，同时做好温湿度记录和检查工作。对不适宜的温湿度及时进行调整。

      第六十一条  档案库房严禁吸烟和使用明火，不准在库房内堆放食物、油污、易燃、易爆炸等物品。

      第六十二条  档案库房要保持整洁、箱、柜排列合理，做到整齐、清洁、通风、美观，便于查找和使用。

      第六十三条  档案管理人员每天下班前要检查库房内门窗是否关好，每次离开库房把门锁好，每月检查一次档案的安全情况。

      第六十四条  档案库房是机要重地，非档案管理人员未经许可，严禁进入。

 

第十二章  档案鉴定和销毁制度

第六十五条  由本会分管领导、办公室负责人和有关科室人员及档案员组成鉴定小组，定期对到期或超过保管期的档案进行鉴定，一般每五年鉴定一次，并要写出鉴定报告。

第六十六条  档案保管期限分四种，永久、10年、15年、30年。在鉴定时应注意，一个案卷内文件划分的价值是否准确。

第六十七条  档案经过鉴定，需要销毁的，要严格掌握，慎重处理，销毁前由档案员造具体清册，报分管领导审查，批准后才能销毁。

第六十八条  销毁的档案材料应在办公室负责人监督下执行，负责人签名，并注明鉴定销毁的日期。

第六十九条  对永久性保存的档案，按照规定，在本单位保管二十年后，向区档案局移交。

 

第十三章  档案员工作职责

第七十条  热爱档案事业，努力学习政治和专业知识，积极学习，宣传、贯彻《档案法》及有关规定要求。

第七十一条  树立全心全意为人民服务的思想，以主人翁的姿态经常向领导汇报情况，及时提出改进、完善工作的建议，力求使档案工作制度化、系统化、规范化。

第七十二条  主动配合各科室做好文书、业务、会计及其他专业档案的立卷工作，做到一年一清，保证文件资料不漏，不积压。

第七十三条  刻苦钻研业务，做好档案收集、整理、保管、利用、统计工作，提高工作效率和力量。

第七十四条  编制必要的检索工具和档案材料汇集，熟悉库存情况，做到提供利用迅速、准确。

第七十五条  严格执行保密制度和查阅档案审批制度，保守党和国家的秘密。

第七十六条  认真做好防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等工作，确保档案资料的完整与安全。

第七十七条  做好本会及秘书处各部门档案工作的监督和指导。

第七十八条  档案工作人员必须爱护档案，发现破损、虫蛀、褪色或字迹模糊等现象时，应及时对档案进行修补、复制。

第七十九条  档案工作人员调动工作时，应在离岗前办好交接手续。

 

第十四章  档案工作人员考核办法

第八十条  为进一步加强本会档案的管理、收集、整理、接收、移交、保管和提供利用等工作，有效地为本会各项工作服务，对兼职档案工作人员的工作业绩进行检查、考核。

    第八十一条  考核内容

（一）以执行《工作职责》为主要依据，从德、能、勤、绩四个方面衡量，以考核工作成绩为主要内容。

    （二）档案工作人员应忠于职守，有职业道德和一定的专业知识。

    （三）文件材料的收集、整理、立卷要做到合理、齐全、完整。

    （四）案卷标题、卷内目录的文字要精练、清晰。

    （五）各部门归档材料要按时移交综合档案室。

    （六）编制各种检索工具，编研材料，及时准确提供利用。

（七）逐步采用先进技术，实现档案管理现代化。

第八十二条  考核办法

每年组织一次兼职档案工作人员进行文件材料立卷归档工作的检查、考核工作，并作为个人年终考核的参考。

 

第十五章  附     则

第八十三条 本办法未尽事宜，依据有关法律、法规和章程规 定执行。

第八十四条 本制度由广州市天河区慈善会秘书处负责解释。

 

 

 

 

 

天河区慈善会

2021年12月31日